CA01 KOMUNIKASI ASAS PEKERJAAN KOMUNIKASI LISAN

CA01 KOMUNIKASI ASAS PEKERJAAN

KOMUNIKASI LISAN

PENERANGAN / INFORMATION :

1.    Komunikasi Oral

Komunikasi lisan terbahagi dua, iaitu komunikasi oral dan komunikasi bertulis. Komunikasi oral bermaksud komunikasi melalui pertuturan atau perbualan langsung. Ia lebih bersifat semula jadi dan komen/pernyataan boleh dijawab dengan segera. Komunikasi oral memerlukan kemahiran dalam diri penutur dan pendengar untuk memberi tindak balas kepada bahasa gerak-geri masing-masing. Mereka juga perlu mahir menjawab secara spontan.

1.1 Bentuk komunikasi oral

Terdapat tujuh bentuk komunikasi oral yang lazim, iaitu :

i)  Komunikasi intrapersonal ialah pertuturan dalam diri sendiri (pertuturan dalam hati) dalam keadaan tertentu. Sebagai contoh, apabila kita perlu membuat keputusan penting atau mempelajari sesuai tentang diri sendiri. Komunikasi intrapersonal merupakan satu bentuk pemikiran dalaman yang menggunakan bahasa untuk meluahkan pemikiran. 

ii)  Komunikasi interpersonal ialah komunikasi antara beberapa individu. Bentuk komunikasi ini mungkin meliputi konteks tidak peribadi hingga ke konteks sangat peribadi. Komunikasi tidak peribadi ialah ketika perbualan itu berlangsung dengan individu yang tiada hubungan peribadi. Komunikasi peribadi pula biasanya berlaku dengan rakan baik, ahli keluarga dan rakan sekerja. Komunikasi interpersonal boleh berlangsung secara berhadapan mahupun melalui saluran media elektronik seperti persidangan video, ruang sembang,e-mel dan Twitter.

iii)  Komunikasi dalam kumpulan kecil biasanya melibatkan 5 hingga 10 orang.

Bentuk komunikasi seperti ini lebih kepada memenuhi keperluan hubungan (seperti hubungan persahabatan, keluarga dan hubungan intim) serta dalam situasi yang berbangkit seperti untuk menentukan tindakan disiplin atau menyelesaikan konflik. 

iv)  Komunikasi awam juga dikenali sebagai pengucapan awam, dan melibatkan komunikasi antara seorang penceramah dengan khalayak.Khalayak ini mungkin terdiri daripada beberapa orang sahaja, atau berjumlah ribuan malah jutaan pendengar.

v)  Komunikasi massa ialah komunikasi yang disebarkan daripada satu sumber kepada penerima/pendengar yang ramai diseluruh dunia. Biasanya ia berlaku melalui media seperti filem,radio,video dan televisyen. 

vi)       Komunikasi korporat ialah komunikasi yang berlaku antara ahli dalam sesebuah organisasi. Perhubungan sesama kumpulan, persidangan bersama rakan sekerja, perbualan dengan penyelia atau pengurus, memberi penerangan dan arahan kepada pekerja, temuduga dan membuat pembentangan adalah antara contoh-contoh komunikasi korporat.

vii)    Komunikasi antara budaya adalah komunikasi antara individu yang berbeza budaya dan etniknya. Dunia semakin menjadi perkampungan global dan setiap negara mempunyai rakyat dari berbilang kumpulan etnik. 

2.  Bahasa dan Format yang Sesuai

Untuk menghasilkan komunikasi berkesan, perlu mengambil kira khalayak yang menjadi sasaran. Di tempat kerja, harus sentiasa memastikan supaya menggunakan bentuk bahasa yang sesuai ketika berkomunikasi.

2.1 Bertutur dalam bentuk yang ringkas jika boleh. Elakkan bercakap dengan panjang lebar atau menggunakan kata-kata yang sukar dan tidak perlu. Gunakan ungkapan yang jelas untuk mengelakkan sukar difahami.

2.2 Gunakan format yang sesuai. Setiap organisasi menggunakan bentuk sapaan, atau ungkapan tertentu, atau menganggap sesetengah bentuk komunikasi lebih sesuai daripada bentuk lain untuk tujuan tertentu. Pelajarilah cara menggunakan format-format ini dengan betul.

3. Kaedah Asas Komunikasi

Pelbagai kaedah komunikasi boleh digunakan bergantung pada situasi tertentu. Sesetengah bentuk komunikasi berguna dan sesuai digunakan dalam sesuatu situasi, tetapi tidak semestinya dianggap sesuai dan beretika dalam situasi yang lain. Sebagai contoh, apabila seseorang pekerja ingin melaporkan kepada ketuanya, dia perlu memberikan laporan menggunakan format dan tatabahasa yang formal serta data yang realistik. Tidak profesional sekiranya membuat nota di halaman Facebook ketuanya, kerana Facebook ialah media sosial yang tidak formal dan tidak sesuai untuk perbincangan rasmi. Semasa bekerja, amat penting bagi kita menggunakan kaedah komunikasi yang sesuai pada setiap masa.

3.1 Kaedah komunikasi oral

i)  Komunikasi oral atau secara pertuturan boleh dibuat melalui media berikut:

a)    Perbualan bersemuka

b)    Perbualan telefon

c)    Temuduga

d)    Persembahan

e)    Perbincangan

f)     Mesyuarat

g)    Ceramah

h)   Ucapan

i)     Video melalui telefon

j)      Persidangan video (gabungan audio dan video)

k)    Fail media digital (Podcast, iaitu klip audio yang boleh diakses di internet)

l)     Protokol penyuaraan Internet (VOIP), misalnya Skype.

3.2 Walaupun kebanyakan komunikasi mungkin akan dilakukan secara bertutur, cara ini ada kelebihan dan kelemahannya.

i)  Kelebihan komunikasi oral

a)    Wujudnya kefahaman dan ketelusan yang tinggi dalam komunikasi melalui pertuturan kerana ia antara perorangan.

b)    Tiada elemen tegar dalam pertuturan. Pertuturan bersifat fleksibel dan membenarkan perubahan dalam keputusan yang telah diambil.

c)    Maklum balas berlaku secara spontan dalam pertuturan. Maka keputusan boleh dibuat tanpa bertangguh.

d)    Pertuturan bukan sahaja menjimatkan masa, bahkan wang dan tenaga.

e)    Pertuturan ialah cara terbaik untuk menyelesaikan masalah. Konflik dapat diselesaikan melalui perbincangan.

f)     Pertuturan ialah elemen terpenting dalam semangat berpasukan.

g)    Pertuturan menggalakkan sikap terbuka dan merangsang semangat sesama pekerja dalam organisasi.

h)   Pertuturan merupakan cara terbaik untuk menyampaikan maklumat/hal sulit dan peribadi.

ii)  Kelemahan/kekangan komunikasi oral

a)    Bergantung hanya kepada pertuturan mungkin tidak memadai dalam komunikasi perniagaan kerana ini memerlukan komunikasi yang formal dan terancang.

b)    Pertuturan kurang boleh dipercayai daripada komunikasi bertulis kerana ia lebih bersifat tidak formal dan kurang tersusun.

c)    Pertuturan dalam interaksi harian menjimatkan masa, tetapi dalam mesyuarat, ucapan yang panjang mengambil masa dan ada kalanya tidak produktif.

d)    Pertuturan tidak mudah dikekalkan dan berubah-ubah sifatnya.

e)    Kemungkinan timbul salah faham jika maklumat yang diperlukan tidak lengkap.

f)     Memerlukan perhatian dan sikap terbuka penerima atau khalayak.

g)    Pertuturan (seperti ucapan) tidak sah digunakan sebagai rekod undang-undang kecuali dalam kerja penyiasatan.

3.3 Komunikasi bertulis

Bentuk bertulis lebih sesuai digunakan apabila maklumat terperinci perlu disediakan, seperti maklumat angka dan fakta. Jenis komunikasi bertulis di tempat kerja adalah seperti berikut:

i)     Surat

ii)    Pekeliling

iii)   Memo

iv)   Notis

v)    Laporan

vi)   Minit mesyuarat

vii) E-mel

4. Bahasa Gerak-Geri dan Gerak Isyarat

Senyuman, gerak isyarat dan pergerakan badan tertentu menghantar mesej kepada orang di sekeliling anda. Inilah yang dinamakan bahasa gerak-geri. Bahasa gerak-geri akan mempengaruhi pandangan orang lain tentang kita. Begitu juga pandangan kita sendiri tentang orang lain atau ‘angin’ (mood) mereka akan dipengaruhi oleh bahasa gerak-geri mereka.

4.1 Bahasa gerak-geri dan gerak isyarat boleh memberi petunjuk dan maklumat tambahan dan makna melebihi pertuturan.Ia boleh:

i)     Mengukuhkan atau mengubah suai apa yang dikatakan.Sebagai contoh, orang mungkin mengangguk kepala mereka apabila berkata "Ya" untuk menekankan bahawa mereka bersetuju dengan orang lain.

ii)    Menyampaikan maklumat mengenai keadaan emosi seseorang.

iii)   Menentukan atau mengukuhkan hubungan antara beberapa orang.

iv)   Memberi maklum balas kepada seseorang.

v)    Mengawal aliran komunikasi, contohnya dengan isyarat kepada orang lain bahawa mereka telah selesai berbicara atau ingin mengatakan sesuatu.

Membela diri                 Angkuh                           Jengkel

Sakit hati          Gembira              Bingung                   Risau

Rajah 1 Bahasa gerak-geri

4.2 Mentafsir bahasa gerak-geri dan isyarat tidak selalunya mudah.Cara komunikasi dipengaruhi oleh konteks ketika ia berlaku.Sebagai contoh,anggukan kepala antara rakan-rakan sekerja dalam mesyuarat mungkin membawa sesuatu maksud tertentu. Akan tetapi, isyarat yang sama mungkin membawa maksud yang berbeza apabila digunakan dalam menyapa seseorang yang kita kenal ketika melihatnya di seberang bilik yang sesak.Lebih rumit lagi, biasanya tidak mungkin untuk mentafsir isyarat atau ungkapan dengan tepat tanpa mengetahui konteksnya. Budaya juga memainkan peranan yang penting dalam mentafsirkan bahasa gerak-geri dan gerak isyarat.

4.3 Bahasa gerak-geri ada yang positif dan ada yang negatif, bergantung postur, iaitu kedudukan atau posisi badan kita.

4.4 Bahasa gerak-geri positif disampaikan melalui postur ‘terbuka’, manakala bahasa gerak-geri negatif disampaikan melalui postur ‘tertutup’. Kedua-dua jenis kedudukan badan ini boleh mencerminkan tahap keyakinan dan status seseorang, serta keterbukaannya terhadap orang lain.

i)     Postur terbuka

Postur terbuka biasanya menyampaikan sifat terbuka, serta kesediaan mendengar atau memberi perhatian kepada orang lain. Contoh postur terbuka ialah duduk dengan kedua-dua tangan diletakkan di atas tempat sandaran tangan kerusi ketika menghadap seseorang.

ii)    Postur tertutup

Postur tertutup mungkin menandakan rasa tidak selesa atau tidak berminat. Seseorang yang menunjukkan postur tertutup akan duduk dengan tangan atau kakinya bersilang, atau dalam kedudukan yang sedikit menghadap ke arah lain dari orang yang sedang berinteraksi dengannya.

Membela
	Postur tertutup menandakan sikap
		Postur terbuka menandakan sikap
diri
	tertutup
		terbuka

Rajah 2 Contoh postur tertutup dan terbuka

4.5 Bahasa gerak-geri perlu sentiasa positif kerana ia menyampaikan mesej kepada orang yang bercakap dengan kita. Berikut ini ialah beberapa petua :

i)     Jangan membongkok atau mengelak orang yang sedang bercakap dengan kita. Badan harus tegak tetapi bukan tegang.

ii)    Buat hubungan mata tetapi jangan menjegil.

iii)   Angguk sekali-sekala tanda mengiktiraf hal penting dalam perbualan.

iv)   Berdiri dengan menggenggam tangan secara longgar di hadapan badan. Jangan menyilang tangan di dada.

v)    Jangan bergerak-gerak dengan gelisah.

4.6 Pencerminan

Pencerminan ialah peniruan isyarat bukan lisan seseorang yang lain dan biasanya berlaku tanpa disedari.

Pencerminan mewujudkan hubungan dan persefahaman yang lebih baik dengan individu yang kita cerminkan. Sebaliknya, orang yang kita cerminkan itu pula akan berasa seperti mempunyai hubungan yang lebih baik dengan kita. Pencerminan isyarat bukan lisan orang lain menunjukkan kita memberi perhatian kepadanya, dan bersetuju dengan kata-katanya.

Pencerminan isyarat orang lain

supaya diterima orang itu

Bersependapat

Rajah 3 Pencerminan

5. Cara Penyampaian Maklumat dan Idea

Dalam situasi biasa dan tidak formal, kita mudah bercakap dan tidak teragak-agak berkomunikasi dengan orang lain. Akan tetapi, dalam situasi formal dan rasmi, ramai orang berasa gementar dan tidak mudah bercakap. Bercakap secara berkesan dalam situasi formal memerlukan latihan dan juga amalan, di samping kemahiran.

5.1 Berikut ialah beberapa petua yang akan membolehkan anda menyampaikan idea dengan jelas:

i)     Bahasa yang mudah difahami

Ingatlah bahawa bahasa percakapan seharian boleh mengelirukan orang lain.Gunakan bahasa yang lebih mudah difahami pendengar.

ii)    IIlustrasi

Kajiselidik telah membuktikan bahawa lebih 60% orang ramai cenderung memahami maklumat dengan lebih berkesan jika maklumat ini disampaikan dalam bentuk visual. Ilustrasi boleh menarik perhatian pendengar.

iii)   Idea yang tersusun

Idea yang tersusun akan membolehkan pendengar kekal pada tahap yang sama kerana mereka gemar pada idea yang jelas dan tersusun.

iv)   Fokuskan perbincangan kepada perkara utama

Bincangkan perkara yang difikirkan paling penting dan jangan bebankan pendengar dengan maklumat yang tidak perlu.

v)    Ringkaskan

Rumusan anda akan menjelaskan maksud anda, dan pendengar akan berupaya mengekalkan maklumat yang telah diberikan.

6. Kesedaran Budaya

Sensitiviti budaya bermula dengan pemahaman bahawa terdapat perbezaan antara budaya. Kita perlu mengakui kenyataan bahawa wujudnya perbezaan serta persamaan budaya tanpa menilai perbezaan budaya tersebut (iaitu, mana satu yang lebih baik atau lebih buruk, betul atau salah).

6.1 Mewujudkan kepekaan dan pemahaman tentang kumpulan etnik yang berbeza biasanya melibatkan perubahan sikap dalaman dan nilai-nilai seseorang. Membina kesedaran dan kepekaan memerlukan sifat keterbukaan dan fleksibiliti ketika berhubung dengan orang lain.

6.2 Perlu membiasakan diri dengan ciri-ciri budaya tertentu, sejarah, nilai murni, sistem kepercayaan dan tingkah laku ahli-ahli kumpulan etnik yang lain. Kita tidak boleh belajar segala-galanya tentang budaya lain tetapi kita boleh memupuk kesedaran budaya kita.

Berikut adalah beberapa cadangan:

i)     Wujudkan kesedaran.Perhatikan sikap pilih kasih dan prejudis sendiri. Sedar akan norma budaya, sikap,kepercayaan dan kepelbagaian nilai.

ii)    Jangan biarkan perbezaan budaya (pilihan) menjadi asas kepada kritikan dan pertimbangan.

iii)   Wujudkan persahabatan dengan perasaaan saling menghormati dan keinginan untuk memahami.

iv)   Bersikap jujur dan tunjukkan yang anda ambil berat tentang orang lain dan ikhlas mahu membantu.

v)    Ambil masa untuk mendengar. Jika anda tidak faham, atau anda tidak difahami, ambil masa untuk mengetahui mengapa atau bertanya soalan.

vi)   Peroleh pengetahuan mengenai budaya lain dengan menghadiri kelas atau seminar, membaca buku atau menonton filem mengenai budaya lain, dan menghadiri acara kebudayaan/perayaan.

6.3 Membangunkan sikap kompeten budaya merupakan suatu proses yang berterusan. Penting untuk kita melihat semua orang sebagai individu yang unik dan menyedari bahawa pengalaman, kepercayaan, nilai-nilai dan bahasa mereka mempengaruhi cara berinteraksi dengan orang lain, juga dengan masyarakat yang lebih umum. Kita juga harus sedar bahawa wujud perbezaan wujud dalam budaya. Anggapan bahawa semua ahli sesuatu kumpulan etnik, bahasa atau agama berkongsi satu budaya yang sama adalah tidak tepat.