CA01 KOMUNIKASI ASAS PEKERJAAN BAHAN-BAHAN BACAAN DITEMPAT KERJA

CA01 KOMUNIKASI ASAS PEKERJAAN

BAHAN-BAHAN BACAAN DITEMPAT KERJA

PENERANGAN/INFORMATION :

1. Tujuan Membaca

Kebolehan membaca diperlukan di kebanyakan tempat kerja. Membaca adalah penting kerana memberi penerangan sebelum melakukan sesuatu tugas. Oleh itu, tujuan membaca di tempat kerja secara amnya ialah untuk memahami penerangan dan arahan.

1.1 Membaca Teks

Membaca teks ialah kebolehan memahami bahan bacaan dalam bentuk ayat dan perenggan. Kebolehan ini penting untuk memahami maklumat bertulis dalam pelbagai jenis dokumen kerja. Kemahiran ini digunakan untuk mencari maklumat, mengimbas untuk mencari makna dan menggabungkan maklumat daripada pelbagai sumber.

Kebolehan ini diperlukan untuk membaca bahan seperti arahan kerja, emel, memo, manual kesihatan dan keselamatan, polisi dan laporan.

1.2 Penggunaan Dokumen

Penggunaan dokumen ialah kebolehan mencari dan menggunakan maklumat yang diperlukan daripada paparan maklumat yang mengandungi perkataan, angka, simbol dan visual yang lain.

Kebolehan ini digunakan untuk membaca ikon, label, senarai, jadual, borang, graf, papan tanda, peta, tolok, imej, skema, skrin sesentuh, dan lukisan teknikal yang merupakan contoh paparan maklumat di tempat kerja.

2. Jenis Bahan Bacaan

Bahan bacaan di tempat kerja termasuk juga dokumen perniagaan. Dokumen perniagaan boleh berupa emel ringkas ataupun jenis komunikasi lain yang digunakan dalam urus niaga harian. Sesetengah dokumen disediakan oleh majikan dan pemilik perniagaan, sementara dokumen lain disediakan oleh profesional di luar organisasi.

Antara bahan bacaan lain yang berkaitan tempat kerja ialah arahan kerja, manual prosedur, manual kesihatan dan keselamatan, polisi, laporan, Prosedur Operasi Standard (SOP),emel, dan memo.

2.1 Prosedur Operasi Standard (SOP)

Prosedur Operasi Standard (Standard Operating Procedure atau SOP) ialah set arahan langkah demi langkah yang disediakan oleh sesebuah organisasi untuk membantu kakitangannya melakukan tugas yang rutin. Arahan ini bertujuan mencapai hasil standard tertentu setiap masa, dan biasanya merupakan sebahagian proses yang lebih besar.

SOP bertujuan mencapai hasil atau output dan prestasi berkualiti yang seragam secara efisien, sementara mengurangkan kemungkinan berlakunya salah komunikasi dan kegagalan mematuhi peraturan industri. SOP biasanya ditulis dengan terperinci supaya sesiapa yang mengetahui jalan kerjanya boleh melakukan tugas dengan betul tanpa memerlukan penyeliaan.

2.2 Manual Kerja

Manual Kerja ialah buku panduan atau risalah yang ditulis sebagai panduan kerja kakitangan. Tujuan manual kerja ialah memberi maklumat ringkas atau gambaran menyeluruh tentang tugasnya.

Untuk memudahkan pemahaman, maklumat dalam manual kerja biasanya disampaikan menggunakan bahasa yang mudah dan jelas. Sekiranya perlu, ilustrasi seperti foto disediakan untuk menerangkan dengan lebih jelas cara melakukan tugas tersebut.

2.3 Arahan Kerja

Arahan kerja ialah alat yang disediakan untuk membolehkan seseorang pekerja melakukan tugasnya dengan betul. Ini bermakna bahawa tujuan arahan kerja ialah untuk memastikan mutu dan sasarannya ialah pekerja. Arahan kerja boleh berbentuk:

i)      Papan tanda

ii)     Gambar atau grafik

iii)    Kapsyen

Arahan kerja ialah garis panduan yang mesti diikuti dalam melakukan tugas atau cara melakukan sesuatu tugas. Arahan kerja disediakan sebagai panduan pekerja dalam empat bidang kualiti penting: latihan, rujukan, penyelesaian masalah dan penambahbaikan berterusan.

2.4 Prosedur Kerja

‘Prosedur kerja’ ialah istilah yang digunakan untuk menerangkan proses atau prosedur melakukan sesuatu tugas atau kerja. Prosedur kerja ialah dokumen contoh prosedur yang menunjukkan proses, alat dan rangka kerja untuk memahami tanggungjawab dan tugas. Prosedur kerja yang terperinci membantu dalam melakukan sesuatu tugas atau kerja dengan betul. Prosedur kerja boleh berbentuk:

i)      Papan tanda

ii)     Bahan arahan

iii)    Bahan bertulis

Prosedur kerja disediakan untuk mengenal pasti tugas yang harus dilakukan secara langkah demi langkah dengan perincian tentang cara melakukannya dengan betul dari mula hingga akhir. Prosedur kerja memainkan peranan penting dalam melakukan sesuatu tugas atau kerja dengan selamat, menyediakan latihan yang seragam dan membantu dalam penyiasatan.

2.5 Buku Teks

Maklumat kerja boleh juga dikumpul dan dijadikan buku teks yang berfungsi sebagai bahan rujukan untuk melalukan sesuatu tugas

Kamus ialah bahan rujukan yang menyenaraikan kata-kata bahasa tertentu mengikut urutan abjad dan maknanya atau terjemahannya dalam bahasa lain. Di tempat kerja, kamus juga digunakan untuk memahami arahan lisan atau komunikasi oral.

                                                   

2.6 Jurnal

Jurnal menyediakan maklumat bertulis, berita tentang kemajuan atau laporan untuk mengakui sesuatu.

2.7 Emel dan Memo

Pada masa sekarang, komunikasi di pejabat untuk menyampaikan maklumat biasanya dilakukan melalui emel. ‘Memo’ ialah kependekan bagi perkataan ‘memorandum’. Memo ialah nota rasmi arahan kerja bertujuan membantu seseorang pekerja supaya mengingati sesuatu.

Sebelum emel digunakan secara meluas, memo merupakan bentuk komunikasi lazim di pejabat. Memo masih lagi digunakan dalam situasi mesej dikepilkan bersama fail tertetntu dan dalam komunikasi sulit yang tidak sesuai disampaikan melalui emel.

Pengirim dan subjek dapat dikenali dengan jelas dalam perhubungan melalui memo dan emel. Kandungan teks biasanya berbentuk perenggan.

2.8 Laporan

Laporan perniagaan menyampaikan maklumat dalam bentuk yang lebih formal dan biasanya lebih panjang daripada surat. Laporan merangkumi pelbagai topik termasuk pematuhan keselamatan, angka jualan, data kewangan, kajian kebolehlaksanaan dan rancangan pemasaran.

Laporan mungkin mengandungi statistik, carta, graf, imej, kajian kes dan hasil soal selidik. Ada laporan yang diterbitkan untuk kegunaan pelabur. Sekiranya sesebuah laporan itu dibuat berkala seperti laporan jualan bulanan, sejenis templat digunakan untuk memudahkan penyediaannya dan membolehkan bandingan dibuat dengan laporan yang terdahulu.

2.9 Surat

Surat perniagaan biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan individu di luar organisasi. Penerimanya terdiri daripada pelanggan, rakan dalam perniagaan lain, penyedia perkhimatan, profesional yang menjadi penasihat perniagaan, peawai kerajaan dan calon pekerja.

Surat perniagaan boleh dikirim dalam bentuk emel atau melalui penghantaran pos. Sekiranya surat dijadikan teks emel, pengirim perlu memasukkan nama, jawatan dan maklumat perhubungan di bahagian bawah emel.

2.10 Dokumen Transaksi

Sesebuah organisasi menggunakan dokumen tertentu dalam transaksi dengan pelanggan. Untuk menjimatkan masa, dokumen-dokumen ini biasanya berbentuk borang seperti borang pesanan, halaman kiriman, invois dan resit.

Jenis dokumen transaksi berbeza mengikut jenis perniagaan. Agen insuran, misalnya, mengeluarkan permohonan insuran dan polisi, sementara seseorang pemiutang mengeluarkan dokumen permohonan pinjaman dan gadai janji. Dalam sesetengah bidang, perniagaan membuat perjanjian dan kontrak dengan pihak lain. Dokumen seperti ini biasanya disediakan oleh peguam syarikat.

2.11 Dokumen Kewangan

Sesebuah perniagaan menggunakan dokumen kewangan untuk memastikan tidak terkeluar daripada belanjawan. Ia juga menyediakan cadangan belanjawan dan borang cukai pendapatan. Dokumen kewangan termasuk rekod resit, laporan pembayaran gaji, bil berbayar, penyata akaun bank, penyata pendapatan, kunci kira-kira dan penyata cukai. Dokumen ini mungkin disediakan oleh pegawai akaun organisasi.

Pemilik perniagaan menggunakan dokumen ini untuk menentukan keuntungan syarikat dan menentukan bahagian perniagaan yang kurang produktif. Ketua jabatan mungkin menggunakan dokumen kewangan untuk menyediakan cadangan belanjawan.

Rajah 1 Kamus

2.12 Brosur

Brosur ialah dokumen bercetak yang sering juga digunakan untuk tujuan pengiklanan danboleh dilipat menjadi risalah. Brosur mengandungi maklumat mengenai produk dan perkhidmatan sesebuah syarikat atau organisasi.

2.13 Surat Berita

Surat berita ialah penerbitan berkala yang diedarkan dan menyediakan maklumat tentang sesuatu topik tertentu yang menjadi tumpuan pelanggan surat berita.

Rajah 3 Larangan merokok

Rajah 4 Papan tanda keselamatan

3. Kandungan Bahan Bacaan

Kandungan bahan bacaan di tempat kerja secara umumnya bertujuan berfungsi untuk menerangkan sesuatu tugas, atau transaksi harian yang perlu dilakukan semasa bekerja.

Bahan bacaan yang disediakan untuk menerangkan tugas tertentu bertujuan membantu anda memahami maklumat dan arahan yang berkaitan dengan tugas yang anda lakukan. Bahan seperti ini biasanya disediakan menggunakan bahasa bahasa kerja yang jelas dan ringkas tetapi tepat supaya mudahdifahami.