CA02 KEMAHIRAN TINGKAH LAKU PERSONAL KERJA BERPASUKAN

CA02 KEMAHIRAN TINGKAH LAKU PERSONAL

KERJA BERPASUKAN

PENERANGAN/INFORMATION :

1             Pasukan di Tempat Kerja

Pasukan kerja adalah kumpulan-kumpulan formal terdiri daripada individu yang saling bergantung dan bertanggungjawab untuk mencapai matlamat. Semua pasukan kerja adalah satu kumpulan tetapi hanya kumpulan formal boleh menjadi pasukan kerja.

1.1 Pasukan boleh berbeza dari segi tujuan atau matlamat. Tempoh satu pasukan boleh sama ada kekal atau sementara.

i.       Pasukan Jabatan mengikut fungsi dan lain-lain yang menjadi sebahagian daripada struktur formal organisasi adalah jenis pasukan kekal.

ii.      Pasukan sementara termasuk pasukan petugas, pasukan projek, pasukan penyelesaian masalah dan mana-mana jenis pasukan jangka pendek yang dibentuk untuk membangun, menganalisis, atau mengkaji perniagaan atau isu yang berkaitan dengan kerja.

1.2 Ahli dalam pasukan boleh sama ada daripada bidang tugasan yang sama atau bercampuran.

i.       Pasukan sama fungsi terdiri daripada seorang pengurus dan orang bawahan beliau daripada satu bidang tugasan yang sama. Pasukan sama fungsi sering terlibat dalam usaha meningkatkan aktiviti kerja atau menyelesaikan masalah-masalah tertentu dalam kawasan bidang tugasan itu sahaja. Dalam pasukan ini, isu-isu seperti kuasa, membuat keputusan, kepimpinan dan interaksi adalah agak mudah dan jelas.

ii.      Pasukan campuran atau bersilang fungsi mempunyai ahli daripada pelbagai bidang tugasan dengan pelbagai bidang kepakaran dan dari peringkat organisasi yang berbeza. Pasukan ini selalunya ditubuhkan untuk

1.3 Pasukan boleh sama ada diselia atau diurus sendiri.

i.       Pasukan selia akan berada di bawah arahan seorang pengurus yang bertanggungjawab untuk membimbing pasukan dalam menetapkan matlamat, melaksanakan aktiviti-aktiviti kerja yang perlu dan menilai prestasi.

ii.      Pasukan kendiri atau diurus sendiri semakin biasa digunakan dalam syarikat. Pasukan ini adalah pasukan formal pekerja yang beroperasi tanpa pengurus untuk melaksanakan proses kerja, atau segmen penyampaian produk dan perkhidmatan kepada pelanggan dalaman atau luaran. Pasukan yang diurus sendiri ini bertanggungjawab untuk menyiapkan kerja dan membuat pengurusan sendiri.

2.            Konsep Kerja Berpasukan

Pasukan yang baik membolehkan setiap ahli bertindak lebih daripada sebagai individu. Ini kerana Semangat Berkumpulan bermakna setiap ahli memerlukan satu sama lain, saling sokong menyokong, mempunyai motivasi yang tinggi untuk mencapai wawasan dan memperoleh semangat yang tinggi.

2.1 Pasukan kerja amat penting kepada syarikat-syarikat kerana keputusan yang lebih baik dan lebih cepat dapat dibuat oleh mereka yang dekat dengan isu tersebut dan membolehkan para pengurus memberi tumpuan kepada perkara-perkara strategik dan perkara-perkara jangka panjang.

2.2 Penggunaan pasukan campuran dan bersilang fungsi dapat menghasilkan idea-idea lebih inovatif dan keputusan yang lebih baik daripada sekiranya ahli bertindak bersendirian. Ini kesan daripada hasil perkongsian pengalaman dan pengetahuan yang berbeza dan penggunaan perspektif yang berbeza untuk mempertimbangkan fakta-fakta.

2.3     Ciri-ciri pasukan yang efektif antaranya:

i)             Tujuan yang sama. Semua ahli pasukan jelas tentang wawasan dan matlamat pasukan, daripada gambaran yang besar hingga pencapaian yang perlu dicapai di sepanjang jalan.

ii)            Peranan yang jelas. Ahli pasukan mengetahui apa yang diharapkan daripada setiap ahli yang lain, terdapat kebertanggungjawaban dan tidak ada duplikasi yang tidak perlu atau ahli yang tidak berfungsi.

iii)           Proses pasukan yang jelas. Ahli pasukan bukan sahaja tahu mengapa dan apa yang mereka akan capai, mereka juga tahu bagaimana mereka akan mencapainya.

iv)           Hubungan mantap. Ahli-ahli dalam pasukan yang efektif mempunyai hubungan yang baik, baik hati dan mengambil berat terhadap satu sama lain.

v)            Interaksi yang berkesan antara ahli pasukan dan pengurus. Ini bermakna, komunikasi adalah terbuka dan jujur, maklum balas kerap dan membina, dan ada tindakan susulan yang tepat pada masanya.

2.4    Walaupun ia adalah peranan utama ketua pasukan atau pengurus untuk memastikan pasukan mereka merangkumi sikap-sikap itu, mereka tidak akan berjaya kecuali kesemua ahli pasukan menghargai kepentingan mendakap cita-cita pasukan.

2.5     Antara halangan biasa yang menjejaskan keberkesanan pasukan adalah:

i)             Pasukan terlalu besar. Pasukan yang paling efektif adalah pasukan yang mempunyai bilangan ahli yang sedikit mengelakkan ada ahli yang tidak berfungsi dan pertindihan dalam struktur fungsi mereka.

ii)            Ahli-ahli pasukan yang tidak sejajar dengan wawasan, matlamat atau strategi, sama ada kerana mereka tidak dimaklumkan, atau mereka tidak membawa unsur-unsur ini.

iii)           Lemah, interaksi yang tidak sihat antara ahli. Ini mungkin berlaku kerana ahli pasukan tidak merasakan mereka tergolong dalam pasukan dan berfungsi seperti koleksi individu berasingan, atau lebih teruk lagi, menjadi pesaing lebih daripada sebagai rakan pasukan.

iv)           Ketua pasukan mikro mengurus dan gagal membuat agihan tugasan dan memberi kuasa kepada ahli pasukan.

Read More

CA02 KEMAHIRAN TINGKAH LAKU PERSONAL KETEPATAN MASA

CA02 KEMAHIRAN TINGKAH LAKU PERSONAL

KETEPATAN MASA

PENERANGAN/INFORMATION :

1.       Disiplin Diri

1.1        Pengenalan

Disiplin diri adalah salah satu kemahiran yang paling penting dan berguna untuk mencapai ketepatan masa kerja yang semua orang patut miliki. Kemahiran ini adalah penting dalam setiap bidang kehidupan yang memberikan anda kuasa untuk berpegang kepada keputusan anda dan mengikutinya, tanpa mengubah fikiran anda maka, ia menjadi salah satu keperluan penting bagi mencapai matlamat. 

1.2        Definasi

Disiplin diri juga dikenali sebagai tingkah laku kuasa pendorong yang mempunyai keupayaan untuk menyudahkan tugasan yang sukar atau tidak menyenangkan sehingga selesai tepat pada masanya .Orang yang mempunyai disiplin diri yang tinggi dapat mengatasi keengganan untuk memulakan tugasan dan kekal di landasan yang betul walaupun menghadapi halangan. 

1.3        Disiplin Diri di Tempat Kerja

i)             Kejayaan pertama dan hasil yang paling penting tentang disiplin ditempat kerja adalah ia dapat membendung masalah kelakuan terutama ketepatan masa. Kepentingan daripada hasil ini adalah berkait terus dengan keseriusan kesalahan tersebut. 

19

seseorang pekerja yang mempamerkan tingkah laku tidak menentu atau berbahaya boleh menyebabkan tragedi; Mengabaikan orang yang menyemai perpecahan akan menurunkan moral pekerja dan boleh mengurangkan produktiviti di masa akan dating.

ii)            Dengan sentiasa mematuhi disiplin tempat kerja, ia akan mengukuhkan peraturan yang telah anda jalin untuk diikuti secara konsisten dan menggalakkan semangat pekerja lain. Apabila peraturan tempat kerja jelas, boleh diaplikasikan kepada semua orang dan apabila dikuatkuasakan secara konsisten, pekerja akan tahu kedudukan mereka dan bagaimana mereka patut menjaga kelakuan untuk mematuhinya . 

2             Tugas dan Tanggung jawab

2.1 Bagi memastikan mengurus kakitangan anda dengan berkesan, adalah penting anda menyediakan definisi yang jelas dan memahami peranan, fungsi, tanggungjawab mereka serta jadual di tempat kerja. Ini akan memberikan mereka pemahaman yang baik mengenai kerja dan tugas-tugas yang mereka mesti laksanakan sebagai seorang individu dan dalam mana-mana pasukan/kumpulan yang mereka sertap..Ia juga menyediakan maklumat mengenai kedudukan yang sesuai dalam organisasi dan kepada siapa dia mesti melapurkan diri, ini dapat membantu untuk mengelakkan pertikaian dan salah faham tentang kuasa.

2.2 Apabila menetapkan peranan dan tanggungjawab di tempat kerja, anda mungkin perlu membuat senarai semua kakitangan dan senaraikan semua tugas dan peranan dalam perniagaan anda. .Anda kemudiannya boleh menetapkan peranan kepada setiap anggota kakitangan atau kumpulan kakitangan.Ia adalah penting untuk kekalkan fleksibel dan kesediaan bagi mengubah suai rancangan anda dan berunding dengan pekerja anda.

2.3. Sebaik sahaja anda telah menentukan peranan dan tanggungjawab setiap kakitangan, anda boleh merekodkan senarai tugas kakitangan.. Ianya bolih di lakukan secara formal atau tidak formal mengikut pilihan anda, tetapi ia adalah penting untuk merekodkan maklumat utama.deskripsi tugas, menyediakan peluang yang jelas tentang peranan dan tanggungjawab setiap individu dan juga bertindak sebagai satu cara untuk mengukur prestasi dengan menetapkan Sistem Pengurusan Prestasi terhadap tugas-tugas atau keperluan.

3.            Garis panduan kehadiran kerja

3.1 Kepentingan ketepatan masa di tempat kerja sering diabaikan.Ketepatan masa mencerminkan imej anda sebagai seorang pekerja, dan ia tidak keterlaluan bahawa ia adalah satu kemahiran kerja yang penting yang akan memberi sumbangan besar kepada kejayaan anda. Walaupun ketepatan masa dalam hari-hari di luar tugas harian, Ia akan memberi kesan ke atas imej anda.

3.2 Berikut adalah empat sebab utama ketepatan masa menjadi penting;

i)       Berada tepat pada waktunya untuk mesyuarat, acara, kelas, walau pun di majlis keramaian, ia menunjukkan bahawa anda menghormati orang yang menyediakan acara dan juga orang yang menghadiri acara tersebut. Sesetengah orang sentiasa tiba sepuluh minit lewat atau lebih untuk segala-galanya. Mereka hanya seolah-olah mempunyai jam dalaman yang ketinggalan masa.Biasanya apabila mereka tiba, mereka menggumumkan permohonan maaf dengan cara memberitahu semua orang bagaimana sibunya mereka.

ii)      Ketepatan masa menunjukkan anda boleh dipercayai.Jika anda sentiasa menepati masa, biasanya orang akan menganggap bahawa mereka boleh

21

bergantung kepada anda.Jika anda tiba untuk bekerja tepat pada masa, siapkan tugasan tepat pada masa, menepati masa untuk menghadiri mesyuarat dan majlis; ketua anda dan rakan sekerja akan memikirkan anda sebagai orang yang boleh dipercayai..

ii)      Ketepatan masa memberitahu orang lain bahawa di samping mengetahui kepentingan mesyuarat atau tugasan, anda juga tahu betapa pentingnya tanggungjawab anda dalam pasukan.Jika anda sentiasa menunggu sehingga saat-saat akhir untuk memulakan projek atau jika anda selalu lewat hadir mesyuarat, kesebokan anda memberitahu ketua anda bahawa anda tidak memahami kepentingan kerja dan anda tidak memahami peranan anda dalam pasukan kerja.

Ketepatan masa anda secara konsisten dapat menambah nilai kepada acara atau tugasan.Ketepatan masa memberitahu bukan sahaja kepada ketua anda tetapi kepada semua peserta bahawa anda menghargai semua acara atau tugasan.Ini menambah kepada persepsi mereka bahawa ia adalah penting. 

4.            Kepatuhan Menyiapkan Kerja

4.1 Ketepatan menyiapkan kerja melibatkan pengurusan masa. .Pengurusan masa adalah tindakan atau proses perancangan dan melaksanakan kawalan sedar ke atas jumlah masa digunakan untuk aktiviti-aktiviti tertentu, terutama untuk meningkatkan keberkesanan, kecekapan atau productiviti. Ia adalah aktiviti meta dengan matlamat untuk memaksimumkan manfaat keseluruhan lain–lain aktiviti dalam keadaan jumlah masa yang terhad.

4.2 Menyiapkan kerja mengikut ketepatan masa boleh dibantu dengan pelbagai kemahiran seperti alat, dan teknik yang digunakan untuk menguruskan masa  apabila  melakukan  tugas-tugas  tertentu,  projek,  dan  matlamat mematuhi  tarikh  akhir.

Read More

CA02 KEMAHIRAN TINGKAH LAKU PERSONAL KEJUJURAN DAN INTEGRITI

CA02 KEMAHIRAN TINGKAH LAKU PERSONAL

KEJUJURAN DAN INTEGRITI

PENERANGAN/INFORMATION :

1.              Konsep Kejujuran Dan Integriti 1.1 Pengenalan

Kebanyakan manusia lebih suka keamanan daripada peperangan dan pertelingkahan, menghargai kestabilan dan nilai kebahagiaan, kenikmatan dan keselesaan. Secara amnya, huru-hara dan pertelingkahan, pembunuhan, ketidakstabilan dan keadaan kacau bilau dilihat sebagai faktor negatif dan tidak melambangkan sifat seorang yang waras.

i)             Setelah meneliti ribuan tahun sejarah manusia didokumenkan, ia kelihatan jelas bahawa manusia akan sentiasa berusaha ke arah kebaikan dan peningkatan kualiti kehidupan membina kapal-kapal untuk belayar bagi meneroka tanah baru dan memperolehi harta benda serta kekayaan. Mereka mencipta peralatan mekanikal berteknologi maju dan canggih seperti kompas, telefon, komputer dan jentera untuk meningkatkan kualiti kehidupan dan sentiasa berikhtiar untuk mencapai ke tahap yang lebih tinggi. 

ii)            Kemiskinan biasanya disebabkan oleh keadaan hidup dan jarang sekali menjadi pilihan. Umumnya rakyat tidak memilih untuk menjadi miskin tetapi berada dalam keadaan yang disebabkan oleh keadaan di luar kawalan mereka. Apabila diberi peluang untuk memperbaiki kehidupan mereka dan memperoleh kekayaan, mereka jarang sekali akan memilih untuk kembali ke keadaan yang miskin dan kurang bernasib baik. 

iii)           Oleh itu, adalah selamat untuk mengatakan bahawa integriti akan sentiasa diuji terutamanya apabila kita perlu membuat keputusan mengenai apa yang adil, saksama dan betul.

1.2 Definisi Intergriti

i)             Kamus Oxford Advanced Learner mentakrifkan "integriti" sebagai "kualiti untuk menjadi jujur dengan prinsip-prinsip moral yang kuat ". Seseorang boleh memiliki integriti peribadi, profesional atau seni

ii)            Kamus Macmillan mentakrifkan "integriti" sebagai "kualiti yang sentiasa berkelakuan mengikut prinsip-prinsip moral yang anda percayai, supaya orang akan menghormati dan mempercayai anda" dan "kualiti berkelakuan menurut peraturan dan standard kerja atau profesion anda" Daripada pentakrifan di atas, kita boleh merumuskan bahawa integriti menandakan kualiti kebaikan, kebenaran, kebaikan dan tingkah laku moral yang baik dan betul . Ia juga bermakna kepatuhan, kerjasama, tidak berganjak dan pematuhan.

1.3 Definisi Kejujuran

i)             Kamus Oxford Advanced Learner,s mentakrifkan "kejujuran" sebagai "sentiasa bercakap benar, tidak pernah mencuri atau menipu".

ii)            Kamus Macmillan mentakrifkan "kejujuran" sebagai "seseorang yang tidak berbohong atau menipu dan mematuhi undang-undang".

1.4 Integriti di Tempat Kerja

i)             Integriti di tempat kerja adalah penting untuk persekitaran kerja yang sihat. Ia tidak kira kedudukan atau jawatan seseorang sama ada ketua Pegawai eksekutif atau Tukang cuci atau kakitangan yang berjawatan paling rendah, integriti di tempat kerja bermula dengan kejujuran, kewibawaan, amanah dan kesopanan Dengan menjaga tutur-kata 

mempunyai	etika   serta  bertanggungjawab  dalam		tindakan	akan
melahirkan rasa hormat dan profesionalisme. ii)              Bekerja tepat pada waktunya Bekerja bersungguh-sungguh ketika berada di tempat kerja adalah satu contoh jelas integriti di tempat kerja. Kesibukan, melayari Internet, membuat panggilan telefon peribadi, menghantar mesej dan kerap keluar makan adalah aktiviti-aktiviti yang mengurangkan masa bekerja. Dengan menyimpan aktiviti-aktiviti tadi untuk dilakukan pada masa rehat akan menunjukkan kepada ketua, rakan sekerja dan pelanggan bahawa seseorang itu bekerja bersungguh-sungguh apabila berada pada waktu kerja.  iii)       Mematuhi polisi syarikat Mematuhi dasar syarikat adalah cara yang berkesan untuk mempamirkan integriti. Mengurangkan prosidur dan mengabaikan peraturan-peraturan di tempat kerja boleh membawa kepada kesilapan, permasaalahan dan situasi berbahaya.  iv)       Menghormati rakan sekerja dan membina kepercayaan iv)       Pamer kelakuan bertanggungjawab Integriti di tempat kerja sering berpunca daripada tingkah laku moral dan etika. Perlu dipastikan tiada sebab tingkah laku anda dipersoalkan dan inilah satu cara terbaik untuk membuktikan bahawa anda adalah seorang pekerja yang jujur dan boleh diharapkan.  vi)     Kepentingan integriti di tempat kerja Integriti adalah asas kepada perwatakan.Seseorang yang berintegriti telah terbangun nilai-nilai teras seperti belas kasihan, kewibawaan, murah hati, jujur, baik hati, kesetiaan, kematangan, mempunyai matalamat dan kepercayaan yang akhirnya akan membawa kepada nilai dan kejayaan kepada mana-mana organisasi. Bekerja dengan orang-orang yang berintegriti mewujudkan persekitaran kerja yang positif kerana terdapat kepercayaan dalam kalangan rakan sekerja dan ia akan mengelakkan rasa tidak yakin, pihak pengurusan dan syak wasangka. 5

Read More

CA01 KOMUNIKASI ASAS PEKERJAAN BAHAN-BAHAN BACAAN DITEMPAT KERJA

CA01 KOMUNIKASI ASAS PEKERJAAN

BAHAN-BAHAN BACAAN DITEMPAT KERJA

PENERANGAN/INFORMATION :

1. Tujuan Membaca

Kebolehan membaca diperlukan di kebanyakan tempat kerja. Membaca adalah penting kerana memberi penerangan sebelum melakukan sesuatu tugas. Oleh itu, tujuan membaca di tempat kerja secara amnya ialah untuk memahami penerangan dan arahan.

1.1 Membaca Teks

Membaca teks ialah kebolehan memahami bahan bacaan dalam bentuk ayat dan perenggan. Kebolehan ini penting untuk memahami maklumat bertulis dalam pelbagai jenis dokumen kerja. Kemahiran ini digunakan untuk mencari maklumat, mengimbas untuk mencari makna dan menggabungkan maklumat daripada pelbagai sumber.

Kebolehan ini diperlukan untuk membaca bahan seperti arahan kerja, emel, memo, manual kesihatan dan keselamatan, polisi dan laporan.

1.2 Penggunaan Dokumen

Penggunaan dokumen ialah kebolehan mencari dan menggunakan maklumat yang diperlukan daripada paparan maklumat yang mengandungi perkataan, angka, simbol dan visual yang lain.

Kebolehan ini digunakan untuk membaca ikon, label, senarai, jadual, borang, graf, papan tanda, peta, tolok, imej, skema, skrin sesentuh, dan lukisan teknikal yang merupakan contoh paparan maklumat di tempat kerja.

2. Jenis Bahan Bacaan

Bahan bacaan di tempat kerja termasuk juga dokumen perniagaan. Dokumen perniagaan boleh berupa emel ringkas ataupun jenis komunikasi lain yang digunakan dalam urus niaga harian. Sesetengah dokumen disediakan oleh majikan dan pemilik perniagaan, sementara dokumen lain disediakan oleh profesional di luar organisasi.

Antara bahan bacaan lain yang berkaitan tempat kerja ialah arahan kerja, manual prosedur, manual kesihatan dan keselamatan, polisi, laporan, Prosedur Operasi Standard (SOP),emel, dan memo.

2.1 Prosedur Operasi Standard (SOP)

Prosedur Operasi Standard (Standard Operating Procedure atau SOP) ialah set arahan langkah demi langkah yang disediakan oleh sesebuah organisasi untuk membantu kakitangannya melakukan tugas yang rutin. Arahan ini bertujuan mencapai hasil standard tertentu setiap masa, dan biasanya merupakan sebahagian proses yang lebih besar.

SOP bertujuan mencapai hasil atau output dan prestasi berkualiti yang seragam secara efisien, sementara mengurangkan kemungkinan berlakunya salah komunikasi dan kegagalan mematuhi peraturan industri. SOP biasanya ditulis dengan terperinci supaya sesiapa yang mengetahui jalan kerjanya boleh melakukan tugas dengan betul tanpa memerlukan penyeliaan.

2.2 Manual Kerja

Manual Kerja ialah buku panduan atau risalah yang ditulis sebagai panduan kerja kakitangan. Tujuan manual kerja ialah memberi maklumat ringkas atau gambaran menyeluruh tentang tugasnya.

Untuk memudahkan pemahaman, maklumat dalam manual kerja biasanya disampaikan menggunakan bahasa yang mudah dan jelas. Sekiranya perlu, ilustrasi seperti foto disediakan untuk menerangkan dengan lebih jelas cara melakukan tugas tersebut.

2.3 Arahan Kerja

Arahan kerja ialah alat yang disediakan untuk membolehkan seseorang pekerja melakukan tugasnya dengan betul. Ini bermakna bahawa tujuan arahan kerja ialah untuk memastikan mutu dan sasarannya ialah pekerja. Arahan kerja boleh berbentuk:

i)      Papan tanda

ii)     Gambar atau grafik

iii)    Kapsyen

Arahan kerja ialah garis panduan yang mesti diikuti dalam melakukan tugas atau cara melakukan sesuatu tugas. Arahan kerja disediakan sebagai panduan pekerja dalam empat bidang kualiti penting: latihan, rujukan, penyelesaian masalah dan penambahbaikan berterusan.

2.4 Prosedur Kerja

‘Prosedur kerja’ ialah istilah yang digunakan untuk menerangkan proses atau prosedur melakukan sesuatu tugas atau kerja. Prosedur kerja ialah dokumen contoh prosedur yang menunjukkan proses, alat dan rangka kerja untuk memahami tanggungjawab dan tugas. Prosedur kerja yang terperinci membantu dalam melakukan sesuatu tugas atau kerja dengan betul. Prosedur kerja boleh berbentuk:

i)      Papan tanda

ii)     Bahan arahan

iii)    Bahan bertulis

Prosedur kerja disediakan untuk mengenal pasti tugas yang harus dilakukan secara langkah demi langkah dengan perincian tentang cara melakukannya dengan betul dari mula hingga akhir. Prosedur kerja memainkan peranan penting dalam melakukan sesuatu tugas atau kerja dengan selamat, menyediakan latihan yang seragam dan membantu dalam penyiasatan.

2.5 Buku Teks

Maklumat kerja boleh juga dikumpul dan dijadikan buku teks yang berfungsi sebagai bahan rujukan untuk melalukan sesuatu tugas

Kamus ialah bahan rujukan yang menyenaraikan kata-kata bahasa tertentu mengikut urutan abjad dan maknanya atau terjemahannya dalam bahasa lain. Di tempat kerja, kamus juga digunakan untuk memahami arahan lisan atau komunikasi oral.

                                                   

2.6 Jurnal

Jurnal menyediakan maklumat bertulis, berita tentang kemajuan atau laporan untuk mengakui sesuatu.

2.7 Emel dan Memo

Pada masa sekarang, komunikasi di pejabat untuk menyampaikan maklumat biasanya dilakukan melalui emel. ‘Memo’ ialah kependekan bagi perkataan ‘memorandum’. Memo ialah nota rasmi arahan kerja bertujuan membantu seseorang pekerja supaya mengingati sesuatu.

Sebelum emel digunakan secara meluas, memo merupakan bentuk komunikasi lazim di pejabat. Memo masih lagi digunakan dalam situasi mesej dikepilkan bersama fail tertetntu dan dalam komunikasi sulit yang tidak sesuai disampaikan melalui emel.

Pengirim dan subjek dapat dikenali dengan jelas dalam perhubungan melalui memo dan emel. Kandungan teks biasanya berbentuk perenggan.

2.8 Laporan

Laporan perniagaan menyampaikan maklumat dalam bentuk yang lebih formal dan biasanya lebih panjang daripada surat. Laporan merangkumi pelbagai topik termasuk pematuhan keselamatan, angka jualan, data kewangan, kajian kebolehlaksanaan dan rancangan pemasaran.

Laporan mungkin mengandungi statistik, carta, graf, imej, kajian kes dan hasil soal selidik. Ada laporan yang diterbitkan untuk kegunaan pelabur. Sekiranya sesebuah laporan itu dibuat berkala seperti laporan jualan bulanan, sejenis templat digunakan untuk memudahkan penyediaannya dan membolehkan bandingan dibuat dengan laporan yang terdahulu.

2.9 Surat

Surat perniagaan biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan individu di luar organisasi. Penerimanya terdiri daripada pelanggan, rakan dalam perniagaan lain, penyedia perkhimatan, profesional yang menjadi penasihat perniagaan, peawai kerajaan dan calon pekerja.

Surat perniagaan boleh dikirim dalam bentuk emel atau melalui penghantaran pos. Sekiranya surat dijadikan teks emel, pengirim perlu memasukkan nama, jawatan dan maklumat perhubungan di bahagian bawah emel.

2.10 Dokumen Transaksi

Sesebuah organisasi menggunakan dokumen tertentu dalam transaksi dengan pelanggan. Untuk menjimatkan masa, dokumen-dokumen ini biasanya berbentuk borang seperti borang pesanan, halaman kiriman, invois dan resit.

Jenis dokumen transaksi berbeza mengikut jenis perniagaan. Agen insuran, misalnya, mengeluarkan permohonan insuran dan polisi, sementara seseorang pemiutang mengeluarkan dokumen permohonan pinjaman dan gadai janji. Dalam sesetengah bidang, perniagaan membuat perjanjian dan kontrak dengan pihak lain. Dokumen seperti ini biasanya disediakan oleh peguam syarikat.

2.11 Dokumen Kewangan

Sesebuah perniagaan menggunakan dokumen kewangan untuk memastikan tidak terkeluar daripada belanjawan. Ia juga menyediakan cadangan belanjawan dan borang cukai pendapatan. Dokumen kewangan termasuk rekod resit, laporan pembayaran gaji, bil berbayar, penyata akaun bank, penyata pendapatan, kunci kira-kira dan penyata cukai. Dokumen ini mungkin disediakan oleh pegawai akaun organisasi.

Pemilik perniagaan menggunakan dokumen ini untuk menentukan keuntungan syarikat dan menentukan bahagian perniagaan yang kurang produktif. Ketua jabatan mungkin menggunakan dokumen kewangan untuk menyediakan cadangan belanjawan.

Rajah 1 Kamus

2.12 Brosur

Brosur ialah dokumen bercetak yang sering juga digunakan untuk tujuan pengiklanan danboleh dilipat menjadi risalah. Brosur mengandungi maklumat mengenai produk dan perkhidmatan sesebuah syarikat atau organisasi.

2.13 Surat Berita

Surat berita ialah penerbitan berkala yang diedarkan dan menyediakan maklumat tentang sesuatu topik tertentu yang menjadi tumpuan pelanggan surat berita.

Rajah 3 Larangan merokok

Rajah 4 Papan tanda keselamatan

3. Kandungan Bahan Bacaan

Kandungan bahan bacaan di tempat kerja secara umumnya bertujuan berfungsi untuk menerangkan sesuatu tugas, atau transaksi harian yang perlu dilakukan semasa bekerja.

Bahan bacaan yang disediakan untuk menerangkan tugas tertentu bertujuan membantu anda memahami maklumat dan arahan yang berkaitan dengan tugas yang anda lakukan. Bahan seperti ini biasanya disediakan menggunakan bahasa bahasa kerja yang jelas dan ringkas tetapi tepat supaya mudahdifahami.

Read More